پاورپوینت آسيب شناسی کلی اصلاحات در نظام اداری با رويکرد منابع انسانی نشان می‌دهد که در اثر تغییرات و توسعه‌های اخیر، مشکلاتی همچون عدم توجه به آموزش و ارتقاء، عدم انسجام سیاست‌های مدیریتی، و ایجاد اینرسی در دستگاههای اداری وجود دارد. این اصلاحات نیاز به راهکارهایی دارند که برای رفع این چالش‌ها و بهبود کیفیت منابع انسانی تاکید دارند.
مباحث اداری:
در اختیار گرفتن برخی دیدگاههای مدیریتی به منظور بهبود سیستم مدیریت و اجرای عملیات دستگاهها و سازمانها قرار دارد. این دیدگاهها، اغلب از تئوری‌های مدیریت مشتق شده‌اند، اما معمولاً یک یا چند جنبه خاص را مورد تأکید قرار می‌دهند. این اصول و ایده‌ها به عنوان مصوبه، بخشنامه، دستورالعمل، یا ضابطه اداری (با تصویب ارگان‌هایی نظیر هیأت وزیران، شورای عالی اداری، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و معاونت امور مدیریت و منابع انسانی) به دستگاههای اجرایی منتقل می‌شوند. این طرحها برخی اوقات به صورت شمول عام اجرا می‌شوند و برای همه دستگاهها الزامی هستند، در حالی که در موارد دیگر به عنوان توصیه‌ای ارائه می‌شوند و دستگاهها و سازمانها تشویق می‌شوند تا آنها را پیگیری کنند. در صورت اجرای موفقیت‌آمیز، دستگاه یا سازمان ممکن است تشویق شده و پاداش دریافت کند. اما عدم اجرای این دستورات ممکن است منجر به تنبیه و عواقب منفی شود.
مباحث کیفیت :
اخذ گواهینامهها (مانند ISO و دیگر گواهینامهها)، دریافت الواح (از قبیل لوح صنعت سبز یا سازمان پاک) و به دست آوردن القاب (مانند بیمارستان دوستدار کودک یا کارخانه دوستدار طبیعت)، به واسطه مراحل اجرایی خود، ممکن است بهبود و توسعه سازمانی و مدیریت منابع انسانی را در خود داشته باشند. این مباحث به دستگاهها و سازمانها توسط افراد یا مؤسسات مختلف ارائه می‌شوند، و برخی از آنها این اقدامات را به منظور بازاریابی انجام می‌دهند، در حالی که برخی دیگر با هدف توسعه و بهبود عملکرد سازمانی این مسائل را پیگیری می‌کنند. این فرآیندها ممکن است در دستگاهها و سازمانها به معنای آموزش مدیریتی یا عمومی، پیاده‌سازی عملیاتی و سایر زمینه‌ها اجرا شوند.
مباحث مدیریت:
شامل برخی مفاهیم و مباحث نظری مدیریت (که می‌توان به‌صورت یکپارچه و یا با تمرکز بر یکی از جنبه‌های علم مدیریت و یا تمایل به تطبیق با یکی از مکتب‌های تفکر مدیریتی جهانی) یا تطابق با یکی از جریان‌های تفکر مدیریتی جهانی (که توسط فارغ‌التحصیلان خارجی یا از طریق ترجمه مطالب، کتب، نشریات و منابع اینترنتی مطرح می‌شوند و برخی سازمانها و انجمن‌ها، به‌طور عمومی یا خصوصی، برای گسترش و ترویج آنها در سطح ملی مانند سازمان ملی بهرهوری و یا خصوصی تأسیس شده‌اند) است. اما مطلق‌گرایی پیروان و طرفداران این دیدگاهها (که نمی‌توان آنها را به عنوان یک مکتب و نظریه معتبر دانست، زیرا اغلب به تمرکز بر یک جنبه خاص از یک نظریه علمی پرداخته و به نادرستی از محیط و شرایط اجتماعی و سازمانی مبدأ آن چشم‌پوشی می‌کنند و عدم تناسب آن با شرایط موجود کشور را نادیده می‌گیرند) به‌طور کلی راهکارهای خود را به عنوان راه حل جامع برای تمام مشکلات و چالش‌های کشور تصور می‌کنند و روش‌ها و راهکارهای دیگر را به عنوان بی‌اثر و بی‌هوده ترتیب می‌دهند.
منابع انسانی محور اصلی توسعه نظام اداری
نقش و اهمیت نیروی انسانی در توسعه نظام اداری و اجتماعی وقتی بیشتر به چشم می‌آید که ما بدانیم تمامی اجزاء، عناصر و ابزارهای مورد نیاز برای تحقق توسعه، توسط انسان‌ها اداره و کنترل می‌شوند. انسان در قلب فرآیند‌های طراحی، اجرا، نظارت و به‌ویژه استمرار و پایداری طرحها و برنامه‌های اصلاحی قرار دارد. انسان سلامتی جسمی و روحی داشته باشد، دانش و مهارت‌های لازم را داشته باشد و تأمین معیشت و نیازهای اساسی خود و خانواده را تضمین کند، توانمندی‌های اساسی برای مشارکت مؤثر در توسعه را دارا می‌شود. بدون این ابزارهای مهم، امکان دستیابی به توسعه و پیشرفت کشور محدود خواهد شد. انسان‌هایی که احساس محرومیت می‌کنند و تبعیض با آنها برخوردارند، انگیزه و التزام به مشارکت در توسعه را از دست می‌دهند. به عبارت دیگر، انسان‌هایی که محروم و تحقیر شده‌اند، نمی‌توانند نقش مؤثری در توسعه ایفا کنند. بنابراین، توجه به سلامت، دانش و مهارت‌ها و تأمین نیازهای اساسی نیروی انسانی اساسی‌ترین عنصر در تحقق توسعه است.
نظامات استخدامی
در بسیاری از دستگاهها، نظامات استخدامی به عنوان معادل “قانون استخدامی کشوری” یا “آئین‌نامه استخدامی” در نظر گرفته شده و رعایت نسبی از احکام کلی و حداقلی آن به عنوان یک وظیفه مدیریتی در قبال مفهوم بلند و متعالی “مدیریت منابع انسانی” تلقی می‌شود. علاوه بر این، در فرآیند طراحی و اجرای حرکات اصلاحی، به نکته‌ای مهم توجه کافی نشده است، و آن نقطه مرتبط با اصلاح و به‌روزرسانی نظامات استخدامی است که ضروری و پیش‌نیاز برای تضمین اجرای صحیح و مستدام نتایج حرکات اصلاحی میباشد.
نظامات جبران خدمت
“نظام هماهنگ پرداخت کارکنان دولت” که در برخی موارد به عنوان “پرداخت یکسان” نیز معروف است، با تمام تنوعات و ابزارهای مختلفی که برای اجرا در نظر گرفته شده، به عنوان یکی از اصول اساسی نظام استخدام دولتی مطرح شده است. با این حال، اگرچه این نظام در دستگاههای مختلف به کار گرفته شده و عمومیت خود را حفظ کرده است، اما در مراحل توسعه و تغییر، ممکن است به دلیل عدم تطابق با نیازها و اهداف جدید، نیاز به اصلاح و به‌روزرسانی داشته باشد. در واقعیت، اگر ما به نظام پرداخت یکسان را در دوران تغییر و توسعه به‌عنوان یک نقطه ثابت بپذیریم، نمی‌توانیم به تطابق با نظام وقت مزدی و طبقه‌بندی مشاغل بر اساس سابقه (به جای تجربه مفید) و مدرک (به جای دانش و مهارت) پیش‌روی کارها و تصمیم‌گیری‌ها امیدوار شویم. این امر ممکن است باعث ایجاد مشکلاتی مانند تبدیل شدن اقدامات انگیزشی به حقوق مکتسبه و مسائل بهداشتی که در آغاز به انگیزه‌دهی و تحریک کارکنان کمک می‌کرده‌اند، به تدریج از معیارهای اساسی منحرف شوند و به کارایی و کارآیی کاسته شوند.
نظامات تامینی و رفاهی
تأمین نیازهای نیروی انسانی به گونه‌ای که از دغدغه‌های سازمانی نظیر مسکن، بازنشستگی، سالمندی، آینده خانواده، و مسائل مشابه جلوگیری شود و همچنین امور رفاهی و پرسنلی از جمله تفریحات، ایاب و ذهاب، و تربیت بدنی به عنوان یکی از مهمترین زمینه‌ها در حوزه مدیریت منابع انسانی مورد توجه قرار گرفته و از گذشته تاکنون اهمیت داشته است. این موضوع، با توجه به توسعه جامعه، افزایش ارتباطات، تغییر نیازها و تمایلات فردی و انتظارات آنها، به ابعاد گسترده‌تری نیز رسیده است.
با در نظر گرفتن وضعیت اقتصادی کنونی جامعه، مسائل جمعیتی و نرخ بالای بیکاری، مسائل مرتبط با بیمه‌های اجتماعی (شامل بازنشستگی، ازکارافتادگی، بازماندگان، بیکاری و درمان) برای نیروهای شاغل در دستگاههای اداری اهمیت به‌شدت بالایی پیدا کرده و موجبات نگرانی در این زمینه فراهم می‌سازد. هر گونه تغییر یا اختلال در این نظامات، نگرانی‌های جدی در میان پرسنل را ایجاد می‌کند.
بنابراین، با توجه به اینکه بسیاری از حرکات اصلاحی، به ویژه سیاست‌های خصوصی‌سازی و تقلیل نقش دولت، تأثیرات گسترده‌ای بر نظامات تأمینی ورفاهی در دستگاهها دارند و تردیدات و نگرانی‌های زیادی درباره آینده را به وجود می‌آورند، ضروری است که در طراحی و اجرای هر حرکت اصلاحی، تضمین و تعهد به تداوم و استمرار این نظامات و بهره‌برداری فرد و خانواده از آنها به خوبی مورد توجه و اقدام مسئولان قرار گیرد.
نظامات تامینی و رفاهی
نگاه سریعی به اقداماتی که در زمینه خصوصی‌سازی، کاهش نقش دولت، واگذاری وظایف، ادغام، انحلال، و تغییرات در ساختار دستگاههای اجرایی انجام شده است، نشان می‌دهد که با وجود موفقیت این اقدامات در سطح ظاهری، نگرانی‌ها درباره نیروی انسانی این سازمانها همچنان وجود دارد. این نگرانی‌ها به مراتب از اقدامات متناظر مانند خرید باز، انتقال، و بازنشستگی و غیره مهم‌تر هستند. به همین دلیل، مدیران و مسئولان اقدامات اصلاحی نباید تنها به شرایط فعلی و اقدامات جاری توجه کنند، بلکه باید اثرات و تغییراتی که در ساختار ایجاد شده است را نیز در ارتباط با کیفیت و کارآیی نیروی انسانی در نظامات تأمینی و رفاهی مورد توجه قرار دهند.
نظامات آموزشی
توجه به امور آموزش نیروی انسانی از سطوح ابتدایی تا عالی، یکی از عوامل اساسی و تأثیرگذار در توسعه پایدار کشور است. این مسئله به عنوان یک زیرساخت اساسی در توسعه نظام اداری کشور تلقی می‌شود. همچنین توجه به نوع و روش‌های آموزشی در مراحل مختلف از پیش‌استخدامی تا حین خدمت، یکی از پیش‌نیازهای اساسی برای توسعه نظام اداری کشور محسوب می‌شود.
با این حال، در بسیاری از حرکات اصلاحی که انجام شده یا در دستور کار قرار گرفته‌اند، به امور آموزش و ترویج کافی توجه نشده است یا این توجه صرفاً به امر آموزش و ترویج در مراحل اولیه و به صورت کلان (معمولاً با برگزاری همایش‌های آموزشی برای مدیران ارشد) انجام شده و به تأمین و توسعه مداوم آموزش‌ها و تعمیم آنها به سطوح میانی و عملیاتی توجه نشده است.
نظامات ارتقاء و انتصاب
سیستمها و رویه‌های ارتقاء و انتصاب نه‌تنها در ارتباط با استخدام و آموزش در دستگاههای اداری نقش مهمی دارند، بلکه به عنوان حلقه ایجاد انگیزه و تحول در سازمانها نیز اهمیت دارند. این نظامات می‌توانند به عنوان عاملی مؤثر در تعیین پایگاه‌های موفقیت و پیشرفت کارکنان و مدیران در سازمانها عمل کنند. همچنین، نقش مدیران میانی و عملیاتی که در ارتقاء و انتصاب پرسنل نقش دارند، بسیار حیاتی است زیرا آنها ارتباط مستقیم با پرسنل دارند و می‌توانند با تشویق و حمایت صحیح، تأثیرات مثبتی روی عملکرد و انگیزه کارکنان بگذارند. در نهایت، تداوم و موفقیت حرکات اصلاحی نیاز به توجه و تعهد مدیران میانی و عملیاتی به این نظامات دارد تا این اقدامات به درستی اجرا شده و به نتایج مطلوب برسند.
نظامات ارزشیابی و نظارت
در صورتی که حرکات اصلاحی جدیدی در نظام اداری اجرا شود و توسعه پیدا کند، باید تأثیرات متقابل آن بر نظام نظارت و ارزشیابی به دقت مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد. هنگامی که میدان‌های جدیدی برای مدیران و پرسنل ایجاد می‌شود، شاخص‌ها و روش‌های ارزیابی نیز باید به این میدان‌ها منطبق شوند. این موضوع در حالی مهم است که رغم اجرای تعداد زیادی حرکت اصلاحی در دستگاههای اداری، طرح‌های ارزشیابی برای کارکنان و مدیران همچنان بدون تغییر باقی مانده‌اند. حرکت به سوی دولت الکترونیک و تغییر محیط کاری از کاغذی به مغناطیسی، نیاز به شاخص‌ها و ابزارهای جدیدی در زمینه نظارت و ارزیابی دارد. همچنین حرکت به سمت مشتری‌مداری و احترام به مخاطبان نیازمند تغییرات زیادی در نظام نظارت و ارزیابی کیفی دارد و شاخص‌های کمی برای اندازه‌گیری پاسخگویی نمی‌توانند این جنبه‌های کیفی و محتوایی را پوشش دهند.
چسبندگی نیروی انسانی
اینرسی و چسبندگی نیروی انسانی در سطوح بالاتر و سیاق گسترده‌تر نه تنها چالش‌هایی را در توسعه منابع انسانی و نظام اداری ایجاد می‌کند، بلکه به عنوان یک مانع اصلی مطرح می‌شود. اصلی‌ترین دلیل این اینرسی و چسبندگی بدون شک نیازهای مادی و رفاهی افراد (شاغل) و خانواده‌هایشان است. برای رسیدن به اهداف توسعه منابع انسانی و نظام اداری، متولیان حرکات اصلاحی باید به این نیازها به صورت کامل و بهنگام پاسخ دهند.
همچنین، ادغام، انحلال، و جابجایی ساختاری و تشکیلاتی در دستگاهها می‌تواند مشکلات و تبعات نامساعدی را به دنبال داشته باشد و حتی پس از یک دهه از اجرای این اقدامات، هنوز هم اثرات مثبت مورد انتظار حاصل نشده و دولت و دستگاههای مربوطه در حال مدیریت امور مربوط به پرسنل و بازنشستگان و بیمه اجتماعی هستند. این مسائل باعث شده که حتی مدیران عالی دستگاهها، به دلیل تجارب گذشته و نگرش‌های مختلف، از ورود به مباحث مشابه احتراز کنند و این موقعیت باعث ایجاد اینرسی و چسبندگی در دستگاههای اداری شود.
با این وجود، برای تحقق موفقیت در حرکات اصلاحی، لازم است که متولیان اقدامات به دقت به نیازها و مطالبات پرسنل و بازنشستگان توجه کرده و راهکارهای مناسبی را ارائه دهند تا این چالش‌ها رفع شده و اینرسی کاهش یابد.
فهرست مطالب
مباحث اداری :
ـ واگذاری امور قابل واگذاری
ـ انتخاب کارمند و واحد نمونه (موسوم به جشنواره شهید رجایی)
ـ ایجاد شورای تحول اداری در دستگاهها و استانها
ـ خصوصی سازی
ـ طرح تکفا (اتوماسیون دستگاهها و سا زمانها، دولت الکترونیک و …)
ـ طرح تکریم ارباب رجوع
ـ ضوابط انتخاب، انتصاب و تغییر مدیران
ـ طرح ارزیابی عملکرد دستگاهها
ـ طرح 20×20 (20 شاخص در 20 دستگاه)
ـ طرح کاهش سطوح مدیریت و سرپرستی دستگاهها
ـ طرح خصوصی سازی
ـ طرح خرید خدمت (موضوع ماده 88 قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت)
ـ طرح محاسبه قیمت تمام شده خدمات دستگاهها حداقل برای 10% از خدمات (قانون بودجه سال 1382)
ـ چرخه مدیریت بهرهوری
ـ تفویض اختیار امور اجرایی دستگاهها و سازمانها به واحدهای استانی
ـ ضوابط ساختار سازمانی دستگاهها و سازمانها
ـ ضوابط ایجاد ردیف کارشناس تجزیه و تحلیل سیستمها و استقرار سیستم مدیریت کیفیت در دستگاهها و سازمانها
ـ طرح تبیین مسیر ارتقاء شغلی کارشناسان و …
ـ ایجاد واحدهای ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات
ـ طرح تعجیل در اعطای گروه به ازاء گذراندن دوره‌های آموزشی
ـ واگذاری برخی از امور اجرایی دستگاهها به شهرداریها
مباحث کیفیت :
سیستم مدیریت تضمین کیفیت (ISO 9001-24000)
که در اغلب دستگاهها، سازمانها و شرکتها بدان پرداخته شده و عملیاتی گردیده و در حال اجراست.
– مدیریت کیفیت جامع (TQM):
که فراگیرتروکاملتر از بحث ISO میباشد، نیز بعضاً دردستورکار دستگاهها ودستگاههای موصوف است.
– استاندارد مسئولیت اجتماعی و پاسخگویی (SA8000):
اخیراً نیز بحث استاندارد مسئولیت و پاسخگویی(SA8000)دربرخی
از دستگاهها مطرح و در حال طرح و بحث و عملیاتی شدن میباشد.
ـ صنعت سبز، صنعت پاک، دوستدار طبیعت
ـ واحد نمونه (از سوی سازمان حمایت از مصرف‌کننده)، دوستدار مشتری (مشتری مدار)
مباحث مدیریتی:
ـ نظام پیشنهادات
ـ نظام مدیریت مشارکتی
ـ سازمان هوشمند
ـ مدیریت زمان
ـ سازمان یادگیرنده
ـ مهندسی ارزش
ـ مقوله بهرهوری